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发布日期:2011-07-05 09:57:18 查看次数:2756 次

电子文档托管服务

服务简介

    东软电子文档托管服务是对各种电子文档和资料(Office文档、图形图像、音频视频、XML文档、历史档案、扫描的票据影像、数据库导出记录、其他文档)进行有效的组织管理和利用的应用软件。无论这些内容文档从何而来,又要去往何处,都可以通过电子文档托管服务进行管理。

解决企业在文档管理中的难题
-文档的数量不断的递增,异地共享越来越困难
-文档数量的庞大,分类和索引的不规范,给文档检索、利用带来极大不便,影响工作效率
-准确性差,同一文档在修订的过程中往往形成多个版本
-文档易遗失。当发生人事变动时,文档常常遗失
-安全性差。当遭遇病毒攻击或内部人为攻击时,机密文档容易外流
-各类文档没有规范的文档流转、传阅、审批流程,文档无法及时得到使用、控制,进而发布和共享
 
特点
-提供灵活、高效、安全的文档资料管理工具
-降低文档资料的管理、传递、使用的成本
-降低文档资料遗漏和泄密风险
-提高经营管理业绩,使企业信息化管理水平更加规范化、科学化
-能够参与内容资源的全生命周期管理
 
扩展
-脱机文档管理;未脱网的脱机文档轻松管理,可随时与服务器同步
-文档扫描输入:全面兼容支持TWAIN接口,对扫描图像进行加工处理
-智能文字识别:配合扫描输入,自动识别文字的属性信息
-全文检索服务:对各种格式的电子文档自动进行索引,多种方式检索
-可视流程管理:内置流程配置工具,可实现业务流程的自定义

 

服务步骤
    首先,用户可以通过多种方式,比如“人工录入”、“扫描录入”、“接口输入”等,将企业的业务内容信息全部转化成各种非结构化的数据。
    然后软件将按照用户的设定,自动对其进行分类组织,并在数据服务器上进行存储备份。当需要进行检索查询,用浏览器登录,即可根据不同的权限分配,对所关注的内容进行阅读或修改、鉴定、归档等具体操作。
    东软电子文档托管服务提供工作流引擎和流程自定义工具完成文档内容的全生命周期的管理。包括组织管理、用户管理、业务管理、介质管理、安全管理、监控管理、档案管理、图档管理,提供全文检索、关键字属性检索,提供发布到网站、打印成纸面文件表格图纸、复制到光盘等功能。
 
服务方案
-项目文档管理,提供对项目过程中所有产生的内容文档管理
-IT资产管理,提供对IT资源的全生命周期管理
-采购管理,提供对采购工作的全过程管理
-合同管理,提供对各种合同的统一管理
-案卷管理,提供对法院案卷的全过程管理

 

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